分類: 數位工具

這個網站時不時會出現一些很不超然的文章，例如現在這篇。

雖然寫作者我本人最希望可以當超然的文藝女子，但就像小時候媽媽不准我唸外文系那樣，人生可能有很多身不由己或沒有本錢做的事（不過順帶一提，我前陣子聽了安藤忠雄的演講，主題是自己創造可能性）。

然而或許正是因為這樣，提升生產力之類的也可以為自己創造一些渠道來做想做的事。我猜，在個人的時間管理和大腦管理狀態更好的時候，比較有時間有心情和有餘力追求大隱隱於市。

日本有各式各樣名為什麼什麼運動的標語，感覺總是在向前衝的樣子，常常覺得周遭的人真是努力啊。例如，我在書店看到了生活改善運動的書、在車站看到了癡漢撲滅運動的海報。受到了這樣的啟發，決定把這一兩年來自己漸漸在努力的方向之一：打造更多大腦和提升生產力，也命名為一種運動。而突然想要寫下來，是因為這幾個月來各種數位工具的進化速度有點太快，工作時常常感受到這個運動的重要性。

標題加上了2023，則是由於我感覺以這個世界變化的速度，每年都需要整理和更新一下，甚至每年更新可能已經是太長的間隔，我目前通常是月底reflexion的附近會順便檢驗一下有沒有什麼新的工具可以考慮或既有workflow有什麼需要調整的地方。希望我明年還可以堅持這個運動，並且找時間寫寫心得。

雖然資源大多集中在英語世界，我相信台灣或繁體中文世界應該也有很多人在進行類似的嘗試，以下只是一些很個人的心路紀錄。而我其實應該可以把一些東西視覺化變得更好理解，不過有點懶（？）畢竟目前只是想記錄記錄，因此附上一些連結，請有興趣延伸的讀者自行參閱。

一些基本想法和框架

首先要強調的就是，既然是工具就是要順手，但每個人的順手不一樣，因此到底要用什麼app可能需要自己探索。不過這個探索的過程真的算是有趣（？）。順便補充，我開始研究這些有的沒的大概是兩年多，在此之前，從十歲左右就是一個非常熱愛手帳的人，所以對於時間管理與紀錄等很有興趣，而大概是在COVID期間大量人類在家工作時，開始覺得可以多用一點科技來輔助，更好地整合一直都在用的各種數位工具。

然後呢，這篇所謂的第二大腦和第三大腦和生產力提升，主要是要討論怎麼在資訊爆炸而且被各種社群媒體或通訊軟體追著跑的時代，利用這些工具，把事情變簡單，讓生活更有餘裕感、並且維持品質，這是我想練習的事情。我也還在練習。我日常還是看起來很忙，所以以下供參而已。不過，我自己覺得這套系統的建立與滾動式調整對我的生活幫助很大，可以更好的運用時間、甚至追蹤自己的身心健康，至少從忙得像狗升級為忙得像兔子？不是太好的比喻。

第三點是要講一下基本的框架。我本來有一些想法，不過今年看了以下這個影片以後覺得Ali說得很好：

他把生產力系統的需求分為三個層次：榮恩、妙麗、和鄧不利多。（不知道為什麼都是葛來分多的，但這部小說可能本來就是葛來分多世界觀。）雖然我選擇的app和他不一定相同，但是這個分層的基本思考滿像的，所以身為一個哈波迷就照單全收了。

榮恩層次是把事情organize起來，這是我以下寫的A.部分。這層次要做的事情是最基礎的時間管理，要把事情做完（這是生產力界的術語 GTD: get things done），讓人不要忘記什麼時候要開會、下禮拜有什麼死線、或是回家路上要記得買蛋如果買得到。

妙麗層次就是下一步了，這算是如何在這麼資訊爆炸到崩潰的時代收集並且整合這些資訊，看了一大堆書一大堆新聞上了一堆課聽了各種Podcast，至少要做到吸收，被問問題的時候可以馬上舉手回答。這會是以下的B.部分，並且再分為接收和整合兩個層次介紹。

最高層次是鄧不利多，連結。這會對應到我以下討論的最後一部分C.，是一個把已經有的知識相互連結、建立自己的知識體系的層次。

Tiago Forte帶起的第二大腦打造界，又有一個術語是CODE ，獲取（Capture）、組織（Organize）、萃取（Distill）和表達（Express）。以下的流程也可以對應到這個順序，關於CODE和第二大腦的基本想法，再推薦一個Ali的影片。順帶一提，Ali Abdaal算是這幾年我少數不用兩倍速看的YouTuber，因為他本人講話真的好像就是兩倍速。（我看First Love和愛的迫降也大加速，好不需要的補充）

至於Tiago Forte本人，去年有在Talks at Google演講，有興趣也可以看看，但我覺得有點長。我自己是用Spotify當背景音Podcast聽：

關於基本想法，最後一點想要講的是，其實整個系統越簡單應該越有實用性，不然光是操作的成本就很高，偏麻煩。

A. 井井有條起來 （行事曆、GTD與筆記軟體）

井井有條起來算是基本功，但還是稍微寫一下。

【行事曆】
這時代可能許多人都有習慣的數位行事曆了，不然太容易忘記事情。個人認為行事曆的好處之一是還可以使用Time Block的概念，成為某種意義上的時間管理大師。我自己是會把每天的基礎時間分配都先設定好，就是用一個偏美的白色類別，每日重複，可以當成背景，例如幾點到幾點是第一個工作block，幾點到幾點回信，幾點到幾點耍廢／吃飯，幾點到幾點做瑜伽和夜間保養等，雖然並不是每天都會照著做（或者說通常不會），但可以建立一個自己對於時間管理的基礎想像。然後具體的行程就是用有色的區塊在其上。這不僅可以用在工作或社交，也可以用在休息，例如某幾天或某些時段就是me Time，先block起來留給自己，在安排工作項目或約人的時候也比較不會忘記自己有這樣的需求。這些理念聽起來很理想但操作起來我自己也還在練習。

【to-do list】
除了行事曆以外，比較瑣碎的任務可能會需要一個待辦事項清單。我是用todoist，但基本上有很多很多選擇，蘋果內建提醒事項也是一種，反正重點是不要忘記就好。有些甚至可以用watch來操作，非常方便，但我自己覺得壓力有點太大先不要。

【筆記軟體】
關於到底要用什麼筆記軟體，可能還是要看是要做什麼筆記。個人經驗的話，如果是生活中隨意想到這種東西基本上用iPhone內建的備忘錄，善用資料夾功能的話實在是滿好用的又最直觀，而且馬上就可以打開用，並且在電腦iPad之類同步。但聽演講、開會、研討會或上課的時候我會用電腦版的Notion，針對這些類別先打造好模板的話（例如康乃爾筆記系統）就會滿方便的，也有助於進一步整理到Obsidian（詳下C.）。語言學習的我會開iPad使用GoodNotes5，因為我想手寫那些字，對我來說印象會更深一點，而且可以自己製作anki，需要的時候也有智慧學習的複習功能。他最近有了錄音功能，和Notability的差異又更小了，總之基本上就是喜歡什麼用什麼。分流不同app的原因也有順便分門別類地整理，因為個人覺得他們有根本上的性質差異。

B. 整合系統

以上算是基礎，可能是沒有數位化的時代也在做的事情，只是找個喜歡的數位工具把流程數位化而已。但接下來，我覺得這個流程算是因應資訊過載時代處理各種資訊一個滿不錯的舒緩設計，不要讓一切都擠成一團。

B-1. 接收到整合：分散式大量資訊來源的匯流 （各種Reader→Readwise→Notion）

首先，在日常生活中，我們看新聞看網頁看書看什麼，可能都會有想要記下來的事情，或者，看到一些來不及看的東西，也會想要先暫存一下之後來看。這句話裡可以看到：整合highlight的需求、Read it later的需求。

這裡可以嘗試的一個關鍵App是：Readwise。先說，這不是免費，但也不會太貴，大概就是影音訂閱那種價格。如果找一些知名生產力YouTuber他們有比較長的免費試用連結，需要的人不妨找找看別錯過了。

Readwise是個很神奇的東西，它可以整合你的閱讀器（或其app）裡標記的Highlight、自己存下來的Tweet、Medium上的Highlight、還有在Read it later app中紀錄的內容等等。實在是，有點太酷。

閱讀器輸入包括Kindle、Kobo都可以連結，不過Kindle限於美國版帳戶。更棒的是除了輸入，也可以輸出到Notion，系統會自動生成一個分門別類的重點整理庫。這個重點整理庫也可以在Readwise上看到。總之，用得徹底的話就再也不怕什麼東西看過但忘記在哪看到了。（至於實體書我會另外用筆記軟體紀錄再視需求整合。）

而且Readwise有個功能，每天可以複習之前標注的內容，也可以設定每天寄email到信箱很random的提醒這些內容。我自己是設定早上收信，有沒有看就不一定。但有時候早上一些瑣碎時間滑一下，也會被激勵到或有新的靈感，畢竟是自己挑過的重點。

至於Read it later的app有很多選項，其實Notion本身也可以（手機或者chrome擴充），不過我現在更喜歡把要讀的東西直接存到Readwise Reader。雖然這是付費使用Readwise後才有的功能（一個獨立的app），但它實在太太太好用了。可以把任何想要看的東西丟過去（官方推廣說詞：Reader can handle web articles, RSS feeds, email newsletters, Twitter lists, Twitter threads, PDFs, and EPUBs. The browser extension can even highlight the open web!），再一次在這個Reader上讀、畫線。

此外，我也有安裝Readwise的Chrome的擴充功能，瀏覽網頁時，基本上就是你想畫線的時候就可以畫線。

在Readwise Reader出現之前，我是用Instapaper（其他類似功能者例如Pocket、Cubox之類），Instapaper和Pocket都可以整合到Readwise。但如果是想參與的事情相關的網頁（例如活動、Call for Paper之類），我就會存到Notion的暫存頁面，然後每週找個時間把暫存連結們處理處理。
另外，想提到一個也可以整合到Readwise的app，但因為我沒有換app store地區所以還沒有使用過，是個叫做Airr的Podcast播放器。他神奇之處就是可以把Podcast內容做筆記（會先自己轉換成講稿），並可以進一步連結到Readwise。聽起來非常神奇。

總之，透過各種資料來源的capture，讓他們匯流到Readwise，再進一步輸出到Notion融合生活和工作管理（如果覺得有必要），這個流程算是我個人覺得很可以因應資訊爆炸時代困擾的設計：包括一大堆東西想看沒空就再也沒看的困擾、以及看過就忘了的困擾。

B-2. 整合工具：建立第二大腦生活和工作管理 （Notion）

Notion目前算是一個很被稱讚的第二大腦打造工具，在使用大概兩年的期間，我算是不斷的調整自己的模板、確認需求更新框架和範本等等，我覺得對我而言也是一個滿動態的自我了解過程，會認識到什麼東西是我需要靠一個工具性的自律框架來進行、什麼有趣的東西記錄下來我會覺得很開心等等。

【專案與工作管理】
Notion有團隊合作的功能，不過我自己是沒有使用。但光是個人的工作管理，我覺得就有很多可發揮之處。工作進度追蹤、期限管理、資料庫管理、連結管理、檔案管理等等，約莫全部都可以用Notion完成。

另外，Notion也是很不錯的筆記軟體選項，我自己是會針對不同類型的需求（研討會、工作會議等），調整適當的模板，每次都可以一鍵生成，並且把相關的資料和連結以及自己做的初步研究或預計提問寫進去，並且在需要時使用康乃爾筆記模板，在做筆記時把自己的點子和未來待辦也都加入。

【生活管理】
不管是不是業配，確實有很多人在用notion做生活管理，中文世界也有出一些相關書籍。因為他各式各樣的表格、模板、以及由自己打造的特性，可以創造出非常多可能。除了用在工作管理，健康追蹤、財務管理、筆記、旅行計劃、通訊錄暨人脈管理等等也都可以設計自己需要的頁面來用。我個人是覺得除了畫面偏美以外，各種database的不同可視化功能對於不同面向的生活管理很有應用可能性，簡單說就是要用來記錄什麼好像都行。

【日記】
如果想要吾日三省吾身，Notion也很適合打造一個日記系統模版來每日紀錄，雖然手寫有時更有感覺，但就算隨身攜帶日記本和筆，也不總是有機會好好坐下來寫，而Notion手機版可以補足這個缺陷，並且可以用一些非常個人化的特殊欄位，例如心情幾顆星、感謝的事、每日必須之健康／生活／人際等提醒自己再忙也不可偏廢的欄位、小確幸紀錄、當日新聞紀錄、想顯化的事、還有習慣追蹤。當然，也可以很方便的加入照片作為當日日記的封面。而在檢視時，更可以用不同的可視化方式，設計一些filter，就能看到當天有打電話回家或睡飽和心情好不好有沒有相關，或是世界發生一些討厭的大事時自己會去買抹茶冰淇淋。除了日記以外，Notion也可以打造月份和年度的計畫和反思系統。

也補充一下中文的教學：

然後，必須提到的是，NotionAI可以說是2023年的明星之一。他不是ChatGPT那種對話式的AI，但可以對他下指令，就可以完成許多任務，例如產生點子、產生社群媒體貼文（包括hashtag）、翻譯、improve writing、make it longer、summarize、change tones之類的。當然和其他AI一樣，如果是專業事項，目前還沒辦法非常準確，但至少已經算是可以省下不少助理工。如果要生成不涉及對錯問題的文案則是非常便利。不過免費版只有二十個指令可以下，我因為覺得相當好用就課金下去，目前是覺得很值得。

C. 專業知識的第三大腦：卡片盒筆記與專業知識管理系統 （Obsidian）

第三大腦是我自己亂講的。但我在開始使用Notion作為知識管理系統一陣子以後，覺得自己應該需要另一套系統，專門處理專業上的知識，Notion可以留給生活、夢想（如果有的話）、以及工作行政事項管理。於是我尋尋覓覓適合做為第三大腦的工具，近來覺得Obsidian不錯。中文是黑曜石。

Obsidian算是一個筆記軟體，最強的功能是「連結」，而檔案是以markdown的格式儲存。連結的意思是，在不同的筆記之間出現重複的概念或有關之處，這些筆記可以串連起來。其中，個人最愛的功能就是連結的視覺化，他會把所有筆記的關鍵字整合起來畫成圖，顯示出不同筆記和概念之間的連結。他甚至有一個魔法棒圖示，點下去會以筆記建立的次序顯示筆記之間的關聯圖，可以看見自己歷來建立的這些知識是如何漸漸建立起來的，個人覺得這個功能有點感人（？）。

很多人會用這款軟體來打造數位化的卡片盒筆記。卡片盒筆記的概念來自Luhmann，一個筆者正在進行相關讀書會（與卡片盒無關）的德國學者，中文世界已經翻譯了一些相關的書籍，總之最核心的概念就是重視筆記之間的連結。這些筆記不是獨立而散狀的，他們是相互連結的。那麼，如同前述，這種連結的概念在Obsidian上可以獲得很好的實踐，而且顯然會比紙本時代一張一張的卡片更好檢索與回顧。（也有人用notion做這件事，總之，看個人喜歡什麼就用什麼）

也就是說，透過這個工具，可以將自己的知識更進一步整理而形成一個系統（甚至可以看到這個系統裡的元素如何互相關聯）。參考卡片盒筆記的基礎概念，我自己目前建立（但也還在摸索，這是個運動anyway，一切都是動態的、還會改進的）的資料夾層次是：

0 Basics ：存放一些基本的template啊語法之類的瑣碎東西。

1 Idea Note：專業上相關的靈光一閃。有時候只有標題也沒關係。有空可以回來看看說不定會又被靈感打到。

2 Reading Note：這是看學術文獻時隨手記錄的，每個筆記檔案的標題是文獻標題。至於摘要或記錄本身可能也來自其他AI工具。這個層次的資訊都還只是收集階段。不過如果有特定問題或想法也會標注起來。

3 Topic Note：這是已經一個特定研究主題時做的筆記，例如今天我想知道德國的硬水如何讓人掉頭髮（我沒有這個頁面，只是舉例），就開一個頁面專門收集相關的資料。在其他場合紀錄的筆記也是收集的範圍。

4 My Topic Note：這個是由第三層次脫胎而成的，針對一個主題，我「自己」覺得他可以被分析和思考的框架如何，就會寫在這兒。

5 My Output：這是一些已經產出的想法或段落，可能是已經發表的文章或已經投稿的摘要等等，也回頭記錄在這裡，因為Obsidian的關鍵字連結功能可以讓我知道這些產出和我原有的知識體系是如何連結的。這可能有助於長期累積自己的知識體系，應該吧。

不過，Obsidian需要一點時間上手，由於這篇文章並沒有要進行教學，大家可以自行查閱相關的影片。例如：

目前我自己使用還沒有很安心的解方的部分是，目前我的Obsidian筆記是用英文為主，但工作上還需要用到其他語言，看起來有點雜（？），也會削弱連結的可用性，因為我（目前）不會在每個關鍵概念後面都附註其他語言，這會使得反向連結的功能和一次檢視所有相關筆記的功能有點弱化。不過這可能是因為我的研究領域似乎無可避免會需要不同語言，大概不是太普遍的困擾。但我內心有點困惑，初步是覺得，或許就是如果是真的很在地性的主題（例如我不想開個檔案寫Judgment 111-Hsien-Pan-13），就用另個語言來做筆記，因為這些東西在我真正的大腦裡應該也是主要以其他的語言存在。但這無法解決連結弱化的問題，希望以後系統可以進化到不同語言的同義字可以被連結，感覺有機會？

總而言之，我覺得把專業知識管理系統分出來以後，我原有的第二大腦系統乘載壓力就不會那麼大（？），雖然有時候不是那麼好區分，但這種分攤方式對我來說滿舒服的，我不想把生活管理、看閒書、旅遊與習慣追蹤等等的筆記，和收集學術素材準備寫paper的資料庫混在一起，心態上會影響我的work-life balance。而且看Obsidian的時候會覺得，哇原來我不總是在瞎忙，也是有專業知識的（？）。但第三大腦有沒有必要實在是見仁見智，看自己工作的性質為何，當然整個數位生產力系統有沒有必要也是見仁見智，也可以拋下一切過更自由的生活（？），有多少人就有多少種生活方式吧我猜。

結論（和一點免責聲明）

以上，感覺也是寫了很多廢話，但總歸就是，很多工具可以讓生活和工作流程更順暢，節省時間拿來做更想做的事或者休息，然後工具就選自己喜歡的。

如果好好打造一套系統，看起來好像活得很用力很累，但個人生活型態如果有需要的話，可能長期來看是省力滿多的，並且提升效率。

不過，讓這一切數位化的另一面就是資安和隱私問題，本文完全無法保證以上談到的app不會有資料侵害的疑慮，這點可能也是需要稍微注意的。而且，越集中的資訊儲存，出問題的時候可能產生的損害就越大。雖然有點意識的話就不太可能把真的敏感資訊紀錄在這些平台，但是光是靠各種紀錄，就可以很立體的剖析這個人了。

總之，雖然這篇文章好像貼了很多像是成功學的影片which are小時候在書店看書最不想接近的一塊，不過生產力提升系統終究是一些程序與工具，而不是一套特定的價值觀（當然也不一定，因為有些人把生產力視為目的，但我自己是當成手段），可能幫助個人在這種時代有知識管理或時間管理需求時好過一些，更有餘裕追求自己想做的事情，或是這就是用來追求想做的事的方式。希望以上一些有的沒的介紹可以給需要的人一點靈感。

最後一點小補充，雖然英語世界的各種資源最為豐富，但做這些事情的時候，例如設計notion模板或者行事曆排版等，我自己還是很在意這些東西有沒有符合自己喜歡的美感，所以還是會參考一些日本資源，最後做出自己喜歡的樣子，尤其是notion，比起英語資源的花花世界，日本人設計的模板真的可以讓我心曠神怡。但這種事很個人，例如前面提到的Ali，他就說fantastical calendar非常美。我考慮過這款app的實用性，看起來功能是真的很不錯，還可以整合Google和Apple，但我內心沒辦法讓他的圖示使用的顏色出現在我手機、電腦等桌面，目前還是使用Google Calendar把各種類別的block都調成淡色系。不過，或許哪天會有新的想法也不一定。我覺得一直嘗試這些本身就滿有趣的，雖然最終還是想要建立穩定的系統，但在這個時代，穩定大概是一種奢侈的快樂吧。

附上fantastical calendar的推廣影片（幸好影片縮圖沒有他的圖示），有興趣的讀者可以參考參考：